¿Cómo usar un chatbot para una gestoría online?

Las empresas de gestoría online ofrecen servicios de administración, contaduría, fiscales y laborales mediante el internet, a todas aquellas empresas grandes o pequeñas sin importar la región en la que se encuentren ubicadas, lo que las diferencias de las empresas tradicionales presenciales. Las empresas utilizan múltiples softwares para recibir, procesar y exportar toda la documentación de los clientes. 

En la actualidad, muchas empresas a nivel global están optando por el uso de empresas de gestoría en línea por las ventajas que les ofrecen tales como flexibilidad de los horarios, rapidez en los tramites, ahorro de tiempo, así como de dinero evitando las tareas engorrosas como movilización de la información impresa o movilización de personal, información digitalizada y segura al ser encriptada y facilidad de contacto.

Las empresas de gestoría online, saben muy bien que pueden tener visitas de potenciales clientes en cualquier momento y para lograr la captación de los clientes es necesario que la empresa cuente con chatbots de inteligencia artificial que puedan comunicarse con ellos al instante que los usuarios accedan a la plataforma digital; esto se de a que los usuarios son más receptivos a aquellas empresas que interactúan con ellos y otorgan información rápida.

¿Qué funciones ofrecen los chatbots para las empresas de gestoría online?

Saludar a los visitantes: Inicia con un saludo y una breve presentación como en cualquier conversación. ¡El saludo más común es Hola! Mi nombre es Paola ¿en qué puedo ayudarte? Este breve mensaje le hace saber al usuario que puede conocer más información sobre la empresa.

Ofrecer los servicios de la empresa: Puede que el potencial cliente solo desee servicios de administración o gestoría fiscal, una forma de conocer el interés de los clientes es mediante una pregunta sencilla de respuesta simple. Los chatbots realizan la pregunta de manera automática y muestra las diferentes opciones que el usuario puede seleccionar.

Una vez el usuario haya seleccionado la opción deseada los dirige hacia la sección de ese servicio o puede generar una notificación a la empresa gestora sobre el potencial cliente y que es lo que desea.

Obtención de datos de contacto: Es importante tener en cuenta que los servicios de gestoría en línea, son extensos y muy diferentes para cada negocio que lo requiera, por ello los Chatbots no pueden brindar un plan de acción general, pero si pueden proporcionar información al equipo de trabajo ´para que pueda contactarse con el usuario y trabajar en conjunto.

¿Pero qué hace el chatbot entonces? Obtiene la información de contacto de manera natural primero le hace saber al usuario que va necesitar algunos datos para remitir la información a un compañero que le pueda brindar mayor información. Luego procede a hacer preguntas sobre cual es nombre, número de teléfono y por último correo electrónico. Estos datos son almacenados en una base de datos para que la empresa puede ponerse en contacto con la persona interesada.

Notificación de pasos a seguir: Cuando los chatbots recolectan toda la información pertinente de contacto, proceden a notificarle el siguiente paso el cual es que la información fue remitida y que en la brevedad de lo posible se pondrán en contacto con el usuario para resolver todas sus inquietudes.

Consultoría de horarios de atención y ubicación geografica: Las empresas pueden programar los chatbots para que les permita a los usuarios consultar sus horarios de atención al público. Por otro lado, también pueden ofrecer la dirección de la empresa en la que se encuentran ubicados para aquellas personas que prefieran ser atendidos de manera física.

Los chatbots en las empresas gestoras online permiten aumentar hasta en un 375% el numero de personas que solicitan información de las empresas, es por ello que forman parte de muchas empresas a nivel mundial.

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